Hướng dẫn cách Gia hạn Thẻ Cư trú cho sinh viên Việt Nam

Việc gia hạn thẻ cư trú (residence permit) có lẽ không còn quá xa lạ với các bạn sinh viên. Tuy nhiên, quá trình nộp hồ sơ và làm thủ tục hậu COVID đã có nhiều thay đổi, đặc biệt khi chúng ta có thêm lựa chọn làm online. Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ trải nghiệm nộp hồ sơ trực tuyến của mình từ cuối tháng 05 – đầu tháng 06/2022 vừa rồi. Đồng thời mình sẽ so sánh một số ưu, nhược điểm của hình thức này so với hình thức truyền thống (trực tiếp) dựa trên những thông tin mình có được từ bạn bè, người quen.

Trước tiên, để xem thông tin các biểu mẫu và thủ tục Gia hạn cư trú cho sinh viên, bạn có thể xem thông tin chi tiết tại website: http://www.bmbah.hu/ tại mục Residence Permit for the Purpose of Study. Nếu muốn xem cần nộp giấy tờ gì và quy trình ra sao thì bạn chọn ở cột bên cạnh mục Enter and residence in Hungary.

BƯỚC 1: TẠO TÀI KHOẢN TRÊN TRANG WEB ENTERHUNGARY

https://enterhungary.gov.hu/eh/ là trang web được chính phủ Hungary khuyên dùng để giảm tải áp lực về mặt hành chính cho cả cơ quan có thẩm quyền và người sử dụng dịch vụ. Khi mình tới Văn phòng Di trú để lấy dữ liệu sinh trắc thì trên bảng điện tử đều khuyên mọi người nên sử dụng EnterHungary. Không chỉ residence permit mà tất cả các thủ tục hành chính công khác bạn đều có thể đăng ký qua đây.

BƯỚC 2: TẠO HỒ SƠ

Truy cập: My cases > New application > Application for residence permit > Study or Student Mobility. Lưu ý: Bạn chọn “No” với mục application fee vì sinh viên học bổng SH được miễn (có quy định trong terms & conditions của học bổng).

BƯỚC 3: ĐIỀN HỒ SƠ

Khi tạo thành công hồ sơ rồi, bạn sẽ cần điền thông tin và cung cấp minh chứng cho rất nhiều mục. Trong đó:

Application for residence permit là trang bạn điền thông tin cá nhân, mang tính chất phân loại.
Study or student mobility: bạn cần điền thông tin liên quan đến việc học, cơ sở bạn đang theo học, cơ sở từng theo học khi ở Việt Nam, ngôn ngữ bạn thông thạo.
Notification of accommodation: bạn điền thông tin về nơi ở
File attatchments: bạn tải file minh chứng cho những thông tin bạn đã khai ở 3 mục trước đó.

BƯỚC 4: ĐÍNH KÈM MINH CHỨNG

Điều mình thích khi làm hồ sơ trên EH là khi bạn khai đúng và đủ thông tin, hệ thống sẽ tự động cho bạn một danh sách TẤT CẢ những minh chứng cần tải lên. Một số lưu ý:

Bạn cần tải form đăng ký thẻ residence permit trên trang web của Văn phòng Di trú (Administration > Forms > Chọn Residence in Hungary > Residence Permit for the purpose of Study). Trang web sẽ cho bạn 3 form và bạn phải điền cả 3 nhé. Hoặc bạn có thể truy cập TẠI ĐÂY.
Bank account statement hay còn gọi là sao kê tài khoản ngân hàng: Nếu bạn dùng OTPBank thì bạn có thể xuất pdf online qua hệ thống online banking. Mình sao kê 3 tháng gần nhất ở tài khoản nội tệ và 1 tháng ở tài khoản ngoại tệ (nhận học bổng từ VN).
Health insurance hay bảo hiểm sức khỏe (do trường mua): Bạn cần tải lên cả chính sách bảo hiểm và thẻ bảo hiểm. Thường khi gia hạn thẻ, trường sẽ gửi cho bạn insurance plan luôn, bạn cần kiểm tra lại hòm thư hoặc liên lạc với văn phòng trường để hỏi.
Document certifying the study process: Bạn có thể nộp bảng điểm kỳ hiện tại hoặc xin “Certificate of Student Status” từ văn phòng trường. Mình tải lên hợp đồng SH ký với trường từ đầu kỳ 4 và được chấp nhận, đây cũng có thể là một lựa chọn.
Đối với mục Optional documents thì bạn cứ tải lên tất cả những tài liệu liên quan và cần thiết mà không được nhắc đến trong các mục trước. Mình tải lên thẻ cư trú hiện tại, thẻ địa chỉ, etc.

BƯỚC 5: THEO DÕI HƯỚNG DẪN TRÊN EH VÀ BỔ SUNG GIẤY TỜ

Bạn có thể xem những thông báo và tài liệu của mình ở mục Storage. Ngay sau khi bạn nộp hồ sơ thì back end của EH sẽ gửi cho bạn thông báo là đã nộp thành công và đang chờ cơ quan có thẩm quyền xem xét. Sau một vài ngày, bạn sẽ nhận được 3 mẫu đơn gồm:

Đơn đăng ký thẻ cư trú
Phụ lục 14 về Student Mobility
Thông tin nhà ở

Tất cả những đơn này đều đã được điền đầy đủ thông tin theo những gì bạn đã cung cấp. Lúc này, EH sẽ gửi thông báo là bạn thiếu tài liệu và cần bổ sung sau 15 ngày. Bạn chỉ cần in 3 mẫu đơn ra, dán ảnh và ký vào là được. Riêng thông tin nhà ở thì sẽ cần cả bạn và chủ nhà ký nhé. Sau đó bạn scan và tải lên mục Upload document (cũng tại Storage).

Mình cực kỳ ưng EH vì lúc mình nộp bị thiếu mất 1 form, nhưng sau đó họ điền luôn cho mình chứ không bắt phải làm nữa. Cực khỏe luôn và hạn chế được lỗi chính tả, tẩy xóa,… vì điền trên máy tính hết. Bạn cần chú ý nộp lại trong 15 ngày nếu không case sẽ tự động bị hủy nhé.

BƯỚC 6. ĐẶT LỊCH LẤY SINH TRẮC HỌC TRỰC TIẾP TẠI VĂN PHÒNG DI TRÚ

Hồ sơ sau khi hoàn thành đến bước 5 thì trên cơ bản đã xong mà không cần phải đến nộp trực tiếp. Tuy nhiên, bạn vẫn cần trình diện tại cơ quan để chụp ảnh và lăn vân tay. EH cũng gửi thông báo hướng dẫn bạn đặt lịch trên web: http://www.oif.gov.hu/. Mình cực kỳ khuyên các bạn nên đặt lịch trước để giảm bớt thời gian chờ đợi vì nó cực kỳ lâu.

Trước tiên bạn cần đăng ký tài khoản bằng email, xác nhận đường link được gửi trong mail. Sau đó bạn đặt lịch: Appoinment Booking > Login > Case type chọn Biometric Data Recording > Chọn văn phòng (Buda hoặc Pest). Mình chọn văn phòng tại Quận 11.
Sau đó hệ thống sẽ cho bạn một loạt các khung giờ, bạn lưu ý chọn giờ sớm nhất có thể. Nếu được thì nên chọn buổi sáng hoặc trưa, tránh để đến chiều sẽ xảy ra tình trạng họ đóng cửa, không tiếp khách từ 2 giờ chiều.

BƯỚC 7: TRÌNH DIỆN VÀ HOÀN TẤT THỦ TỤC

Mình đã tới cả 2 cơ sở của Văn phòng Di trú (quận 13 và quận 11) thì có một số so sánh như sau:

Tại quận 13, cơ sở vật chất to và khang trang hơn, chỗ ngồi thoáng mát, bước vào cửa là có người hướng dẫn lấy số, sắp xếp và giải đáp thắc mắc.
Trong khi quận 11 thì văn phòng nhỏ hơn, không được thoáng bằng và bước vào không có chỉ dẫn gì hết. Quầy thông tin và đặt số thì mãi mới có người vào.
Tuy nhiên quá trình chờ thì đều lâu như nhau.
Tầm 12 giờ trưa hầu hết các quầy sẽ đóng để cán bộ nghỉ và ăn trưa, mở lại khoảng 1 giờ chiều. Trong khoảng đó thì mình vẫn thấy gọi số nhưng rất ít (2-3 số).
Khoảng gần 2h chiều họ sẽ khóa cửa lại để xử lý nốt những người còn đợi bên trong nên dù các bạn có số mà không quay trở lại trước thời gian thì cũng không được vào nữa (quy định có dán trên cửa).
Các nhân viên ở đó nói tiếng Anh rất tốt nên các bạn cứ tự tin đi nộp nhé.

CỰC KỲ NÊN ĐẶT LỊCH vì mình đến sau nhưng được vào trước những người đã chờ ở đó từ sáng.

Vì đã nộp hồ sơ online nên bạn không cần mang theo tài liệu hay giấy tờ gì nữa, nếu cần họ sẽ tự in trên hệ thống ra. Trên EH mình nhận được thông báo là cũng không phải in gì. Tuy nhiên mình vẫn mang 3 form đã dán ảnh và ký đi cho chắc và họ cũng có hỏi về form đăng ký. Khi thấy mình mang thì họ xin luôn. Vì vậy mình thấy các bạn nên mang đi, dù sao cũng đã in ra rồi.

Sau đó thì mình được dẫn đi chụp ảnh và lăn vân tay, cả quá trình chưa đầy 2 phút :)) Đến đó thì cũng xong xuôi. Mình vừa về đã nhận được thông báo trên EH là hồ sơ đã thành công, đang chờ xét duyệt residence permit mới.

Và đó là quá trình nộp hồ sơ gia hạn thẻ cư trú của mình. Mình đã từng thay đổi thẻ địa chỉ qua đây nên cũng khá quen với hệ thống này rồi. Mình thấy nó tương đối dễ sử dụng và rõ ràng, hạn chế sai sót hay thiếu thông tin. Đặc biệt là khi nộp là họ đã xem qua nên sẽ tránh được việc quên giấy tờ khi nộp trực tiếp tại Văn phòng Di trú. Các bạn thử tưởng tượng chờ mất 2 tiếng xong phát hiện ra thiếu hay sai thông tin thì… Tuy thông báo từ EH đều bằng tiếng Hung nên bạn sẽ phải dịch qua dịch lại nhiều, các phần khác trong trang web đều có bản tiếng Anh nên nộp hồ sơ rất suôn sẻ, thuận tiện. Ngoài các bạn học sinh, các anh chị, cô chú có nhu cầu dùng dịch vụ công đều có thể làm qua EH.

Chúc các bạn làm thủ tục thuận lợi nhé!